Good Practices zur Ausgestaltung der IT-Governance in der Verwaltung

Die ISPRAT - eine Forschungskooperation zwischen Wissenschaft und Praxis - hat kürzlich eine interessante Studie veröffentlicht: In einer empirischen Untersuchung wurden mehrer Interviews in unterschiedlichen Verwaltungseinheiten geführt und ergänzende Dokumente gesichtet.  Anschließend wurden diese anhand von Leitfragen aus einer ökonomischen, organisatorischen, technischen und rechtlichen Perspektive ausgewertet. 

Neben den schon sehr interessanten deskriptiven Erkenntnissen wurden die gewonnen Erkenntnisse  verbunden mit Governance-Konzepten und ergänzenden Dokumenten. 

Hieraus haben die Autoren 10 Good Practices zur IT-Governance der öffentlichen Verwaltung in Deutschland abgeleitet:

1. Politische Verankerung des CIO

Der CIO sollte die Position eines Staatssekretärs oder hohen Verwaltungsbeamten haben, da er politisch wahrnehmbar sein muss. Er leitet einen zentralen IT-Bereich, steuert den zentralen Dienstleister und entwickelt die IT-Strategie.

2. Zuständigkeit des CIO auf IT beschränken

Der CIO muss frei von anderen Aufgaben sein. Er benötigt direkten Zugang zum Minister und die Vollmacht zur Vertretung seiner Verwaltung in allen ITBelangen. Er muss Rederecht im Kabinett haben, Kabinettsvorlagen einbringen können. Verortung: Innenministerium, Staatskanzlei bzw. analoge Ebenen von Bund und Kommunen oder Finanzministerium.

3. Unterstützung der Aufgaben des CIO durch Finanzhoheit

Der CIO muss ausreichende Finanzmittel haben, z. B. durch Positionierung im Finanzministerium oder durch Budget-Zentralisierung. Möglich ist auch die Mitzeichnungspflicht für IT-Vorhaben der Verwaltung (indirektes Budgetrecht).

4. Einführung eines strategisch ausgestalteten zentralen IT-Bereiches

Dem CIO muss ein strategisch ausgestalteter, zentraler IT-Bereich zugeordnet werden. Dieser übernimmt Querschnittsaufgaben und formuliert Richtlinien, Standards und Strategie oder unterstützt bei der Steuerung des Dienstleisters.

5. Schaffung von zentralen IT-Dienstleistern (Service Center)

Infrastrukturaufgaben, Anwendungsentwicklung und -betrieb werden zwecks Standardisierung und Effizienzgewinnen (Größen- und Skaleneffekte) von zentralen IT-Dienstleistern (Shared Service Centern) übernommen.

6. Klare Trennung der Zuständigkeit für die Bereitstellung von Leistungen (z.B. Infrastruktur) und die Nutzung von Leistungen (z.B. Anwendungen)

Die IT-Zentralisierung darf das Ressortprinzip nicht aushöhlen. Die Kontrolle über Fachanwendungen bleibt in den Ressorts. Übergreifende oder QuerschnittsAnwendungen sowie Infrastrukturaufgaben fallen in den Bereich des CIO.

7. Einführung von IT-Verantwortlichen auf Ressortebene

Zur Definition von Verantwortlichkeiten innerhalb der Ressorts wird in den Ressorts ein IT-Verantwortlicher eingeführt. Die IT-Verantwortlichen aller Ressorts bilden ein Gremium unter Leitung des CIOs mit beratender Funktion.

8. Einführung betriebswirtschaftlicher Steuerungsmethoden

Verwaltungs-IT muss nach betriebswirtschaftlichen Methoden gesteuert werden, z. B. durch strategische Ziele (Balanced Scorecard), kaufmännische Buchführung für Shared Service Center, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling.

9. IT-Planungsrat als eigenständiges politisches Gremium

Diese Leitlinie der Studie ist bereits umgesetzt: Sie empfiehlt die Ausstattung des IT-Planungsrates als übergreifendes Bund-Länder-Gremium mit weitreichenden politischen Befugnissen. Der IT-Planungsrat wurde im April 2010 etabliert und setzt sich aus dem Bundes-CIO und den CIOs der Länder zusammen.

10. Nutzung von politischen Veränderungen

Die Umstellung der IT auf neue Governance-Strukturen bedarf großen Mutes und neuer Sichtweisen auf übergreifende IT-Zusammenarbeit. Günstige Zeitpunkte für die Neujustierung der IT sind Momente einer politischen Neuausrichtung, etwa nach Wahlen durch das Aufnehmen von IT-Themen in Koalitionsverträge oder bei Umstrukturierungen von Ressorts.

Quelle: http://www.isprat.net/